Politique de confidentialité

Préambule

La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») décrit les conditions dans lesquelles KJC Productions traite les données à caractère personnel des personnes qui utilisent le site wearekjc.com et la plateforme interne de gestion de production Aurore (ci-après, ensemble, les « Services »), ou dont les données sont traitées dans le cadre de l’activité de l’association.

Elle est établie conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après le « RGPD »), à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (ci-après la « loi Informatique et Libertés »), et à la directive 2002/58/CE dite « ePrivacy » telle que transposée en droit français.

KJC Productions s’engage à traiter les données dans le respect des principes de licéité, de loyauté, de transparence, de limitation des finalités, de minimisation, d’exactitude, de limitation de la conservation, d’intégrité et de confidentialité énoncés à l’article 5 du RGPD.

Article 1. Définitions

Les termes ci-dessous ont, dans la présente Politique, le sens suivant.

• Donnée à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.
• Traitement : toute opération portant sur des données personnelles, notamment la collecte, l’enregistrement, la consultation, l’utilisation, la conservation, la communication ou l’effacement.
• Responsable du traitement : la personne qui détermine les finalités et les moyens du traitement, en l’espèce KJC Productions.
• Sous-traitant : la personne qui traite des données pour le compte du responsable du traitement.
• Personne concernée : la personne physique dont les données sont traitées.
• Aurore : la plateforme interne de gestion de production éditée par KJC Productions.
• Formulaire d’inscription : le formulaire public accessible à l’adresse aurore.wearekjc.com/apply, permettant de soumettre une candidature.

Article 2. Identité et coordonnées du responsable du traitement

Le responsable du traitement est :

KJC Productions, association déclarée régie par la loi du 1er juillet 1901, identifiée sous le numéro RNA W743007236 et le numéro SIREN 934827270, dont le siège social est situé 50 Impasse Pré Carré, 74520 Valleiry, France.

KJC Productions n’a pas désigné de délégué à la protection des données, n’étant pas tenue à cette désignation au sens de l’article 37 du RGPD. Toute question ou demande relative au traitement des données peut être adressée au point de contact suivant, qui centralise ces sujets :

• Adresse électronique : contact@wearekjc.com
• Adresse postale : KJC Productions, 50 Impasse Pré Carré, 74520 Valleiry, France.

Article 3. Champ d’application et catégories de personnes concernées

La présente Politique s’applique aux traitements mis en œuvre via les Services et dans le cadre de l’activité de l’association. Sont notamment concernées les catégories de personnes suivantes :

• les personnes soumettant une candidature via le Formulaire d’inscription ;
• les acteurs, interprètes et talents figurant dans la base de casting de l’association ;
• les membres et bénévoles de l’association disposant d’un accès à Aurore ;
• les acteurs disposant d’un accès personnel à un espace dédié à leur rôle ;
• les contacts professionnels et partenaires du réseau de l’association ;
• les visiteurs du site wearekjc.com ;
• les tiers dont les données peuvent figurer dans des projets, des documents ou des notes de production, tels que des figurants ou des personnes mentionnées dans le cadre d’un projet.

Article 4. Catégories de données traitées

Selon la relation de la personne concernée avec l’association, les catégories de données suivantes peuvent être traitées :

• Données d’identification et de contact : nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone, ville ou lieu de résidence.
• Données relatives au profil de casting : âge ou tranche d’âge, identité de genre lorsqu’elle est communiquée volontairement, langues parlées, caractéristiques physiques pertinentes pour le casting (taille, couleur des cheveux, couleur des yeux, présence de barbe), disponibilités, étiquettes et catégories de casting.
• Contenus transmis volontairement : photographies, photographies de présentation, bandes démo et liens de showreel, matériel d’audition.
• Données relatives à la production : historique de participation aux projets, attribution de rôles, échanges relatifs au casting et à la production.
• Données de gestion de compte : adresse électronique servant d’identifiant, mot de passe sous forme protégée, rôle attribué, préférences d’affichage (langue, thème).
• Données techniques et de navigation : données de mesure d’audience agrégées du site, journaux techniques de connexion et d’activité.
• Appréciations professionnelles : notes saisies par l’équipe dans des champs prévus à cet effet, limitées aux éléments utiles à l’activité de casting et de production.

Article 5. Absence de traitement de données sensibles

KJC Productions ne traite pas de catégories particulières de données au sens de l’article 9 du RGPD, à savoir les données révélant l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance syndicale, les données de santé, les données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle. Le Formulaire d’inscription ne comporte aucun champ de cette nature. Les photographies transmises ne font l’objet d’aucun traitement de reconnaissance faciale ni d’aucune analyse biométrique permettant d’identifier une personne de manière unique.

Si une personne venait à communiquer spontanément de telles données dans un champ libre, KJC Productions ne les exploiterait pas et procéderait à leur suppression.

Article 6. Origine des données

KJC Productions collecte les données de deux manières.

6.1. Collecte directe. Les données sont collectées directement auprès de la personne concernée lorsque celle-ci remplit le Formulaire d’inscription, transmet une candidature, communique avec l’équipe ou utilise son accès à Aurore. Conformément à l’article 13 du RGPD, la présente Politique constitue l’information délivrée à cette occasion.

6.2. Collecte indirecte. Certaines données ne sont pas collectées auprès de la personne concernée. Tel est le cas lorsqu’une fiche est constituée à partir d’une candidature reçue par courrier électronique, importée depuis les carnets de contacts professionnels de l’association, ou saisie par un membre de l’équipe à la suite d’un échange professionnel. Dans ces hypothèses, les sources des données sont les échanges professionnels, les candidatures spontanées et les archives antérieures de l’association. Conformément à l’article 14 du RGPD, KJC Productions informe la personne concernée de l’existence du traitement et de ses droits au plus tard au moment de la première communication avec elle, et en tout état de cause dans un délai d’un mois suivant l’obtention des données. La mise à disposition de la présente Politique participe de cette information.

Article 7. Finalités et bases légales des traitements

Chaque traitement répond à une finalité déterminée et repose sur une base légale identifiée au sens de l’article 6 du RGPD.

Lorsque le traitement repose sur l’intérêt légitime, KJC Productions a procédé à une mise en balance entre cet intérêt et les droits et libertés des personnes concernées, et a estimé que le traitement n’était pas de nature à porter une atteinte disproportionnée à ces droits, compte tenu de la finalité professionnelle, du caractère restreint des accès et des mesures de sécurité mises en place. La personne concernée peut obtenir des informations sur cette mise en balance en écrivant au point de contact.

Article 8. Données des mineurs

Le Formulaire d’inscription est réservé aux personnes âgées d’au moins quinze ans. Conformément à l’article 8 du RGPD et à l’article 45 de la loi Informatique et Libertés, le mineur âgé d’au moins quinze ans peut consentir seul au traitement de ses données. Les personnes de moins de quinze ans ne peuvent pas s’inscrire.

L’exploitation de l’image d’un mineur et sa participation à une production sont strictement encadrées et font l’objet d’un contrat distinct, signé par les titulaires de l’autorité parentale, en dehors de la plateforme. Lorsque la loi l’exige, l’emploi d’un mineur dans une production fait en outre l’objet des autorisations administratives prévues par les articles L.7124-1 et suivants du code du travail. L’inscription sur Aurore ne vaut pas autorisation pour un tournage et n’emporte aucun engagement de participation.

KJC Productions peut à tout moment demander un justificatif d’âge et une autorisation parentale valide, et suspendre tout profil pour lequel ces éléments ne seraient pas réunis.

Article 9. Absence de décision automatisée et de profilage produisant des effets juridiques

KJC Productions ne prend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques à l’égard d’une personne ou l’affectant de manière significative, au sens de l’article 22 du RGPD.

Les fonctions d’aide au tri des candidatures, de suggestion et de recherche présentes dans Aurore reposent sur des règles déterministes et ne font qu’assister le travail de l’équipe. L’acceptation ou le refus d’une candidature, ainsi que toute attribution de rôle, font systématiquement l’objet d’une appréciation et d’une décision humaines. Aucun modèle d’intelligence artificielle générative n’est utilisé dans le cadre des Services.

Article 10. Destinataires des données

Les données sont destinées aux seules personnes habilitées de KJC Productions, dans la limite de leurs attributions. L’accès à Aurore est restreint et organisé par rôles. Les données ne sont accessibles qu’aux membres de l’équipe autorisés et affectés à un projet, aux responsables de production et aux administrateurs gérant la plateforme. Un acteur disposant d’un accès personnel n’a accès qu’aux informations relatives à son propre rôle et aux documents qui lui sont destinés.

KJC Productions peut générer des liens de partage temporaires, protégés par un jeton expirant, afin de transmettre un document de manière contrôlée au sein de l’équipe de production. Ces liens ne sont pas indexés par les moteurs de recherche et expirent automatiquement.

KJC Productions ne vend pas les données et ne les communique à aucun tiers à des fins commerciales, publicitaires ou de prospection pour le compte de tiers. Les données peuvent être communiquées aux autorités administratives ou judiciaires lorsque la loi l’impose.

Article 11. Sous-traitants

Pour faire fonctionner les Services, KJC Productions a recours à des sous-traitants qui agissent pour son compte, sur ses instructions documentées, et dans le cadre d’un accord de traitement conforme à l’article 28 du RGPD :

Pour la gestion interne de l’association, l’équipe utilise par ailleurs des outils bureautiques fournis par Google Alphabet Inc. et par Apple, Inc., susceptibles de traiter certaines données dans ce cadre. KJC Productions sélectionne ses sous-traitants en fonction des garanties qu’ils présentent et veille à la mise à jour de cette liste.

Article 12. Transferts de données hors de l’Union européenne

Certains sous-traitants étant établis aux États-Unis, des données peuvent faire l’objet d’un transfert hors de l’Union européenne. KJC Productions configure ses services pour privilégier, lorsque cela est techniquement possible, un stockage au sein de l’Union européenne.

Ces transferts sont encadrés par les garanties appropriées prévues au chapitre V du RGPD. Selon le prestataire concerné, le transfert est fondé soit sur la décision d’adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 relative au cadre de protection des données entre l’Union européenne et les États-Unis, lorsque le prestataire y a adhéré, soit sur les clauses contractuelles types adoptées par la décision d’exécution (UE) 2021/914 de la Commission du 4 juin 2021, complétées le cas échéant par des mesures supplémentaires. Toute personne concernée peut obtenir une copie ou le détail des garanties applicables en écrivant au point de contact.

Article 13. Durées de conservation

Les données sont conservées pour la durée strictement nécessaire à la finalité poursuivie, selon les durées suivantes :

À l’expiration de ces durées, les données sont supprimées. Lorsqu’une obligation légale impose leur conservation, elles sont archivées de manière sécurisée et leur accès est restreint aux seules personnes habilitées, pour la seule durée de l’obligation concernée.

Article 14. Sécurité des données

Conformément à l’article 32 du RGPD, KJC Productions met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque. Ces mesures comprennent notamment la restriction et la gestion des accès par rôles, l’authentification des comptes, le stockage des mots de passe sous une forme protégée, l’hébergement sur une infrastructure sécurisée, le partage de fichiers au moyen de liens temporaires protégés par un jeton expirant, et la journalisation des accès et des actions sensibles.

KJC Productions fait évoluer ses mesures de sécurité en fonction de l’état de l’art et des risques identifiés. Aucun système n’offrant une sécurité absolue, KJC Productions ne peut garantir une inviolabilité totale, mais s’engage à maintenir un niveau de protection proportionné à la nature des données traitées.

En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes, KJC Productions notifie cette violation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés dans les conditions et délais prévus à l’article 33 du RGPD, et en informe les personnes concernées lorsque le risque est élevé, conformément à l’article 34 du RGPD.

Article 15. Droits des personnes concernées

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, toute personne concernée dispose des droits suivants :

• Droit d’accès. Obtenir la confirmation que ses données sont traitées et, le cas échéant, en obtenir une copie ainsi que les informations relatives au traitement.
• Droit de rectification. Obtenir la correction des données inexactes et le complément des données incomplètes.
• Droit à l’effacement. Obtenir l’effacement de ses données dans les cas prévus à l’article 17 du RGPD.
• Droit à la limitation. Obtenir la limitation du traitement dans les cas prévus à l’article 18 du RGPD.
• Droit d’opposition. S’opposer, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement fondé sur l’intérêt légitime de l’association.
• Droit à la portabilité. Recevoir les données qu’elle a fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable, lorsque le traitement repose sur le consentement ou sur un contrat et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés.
• Droit de retirer son consentement. Lorsque le traitement repose sur le consentement, le retirer à tout moment, sans que ce retrait porte atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant celui-ci.
• Droit de définir des directives. Définir des directives relatives au sort de ses données après son décès, conformément à l’article 85 de la loi Informatique et Libertés.

Modalités d’exercice. Ces droits s’exercent en écrivant à contact@wearekjc.com ou à l’adresse postale du siège. KJC Productions peut demander un justificatif d’identité en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur. Une réponse est apportée dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande, délai pouvant être prolongé de deux mois en raison de la complexité ou du nombre de demandes, la personne étant alors informée de cette prolongation et de ses motifs.

Droit de réclamation. Toute personne estimant que ses droits ne sont pas respectés peut introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, www.cnil.fr.

Article 16. Cookies et technologies équivalentes

L’utilisation de cookies et de technologies équivalentes sur les Services est décrite dans la Politique relative aux cookies, accessible sur le site, qui complète la présente Politique.

Article 17. Modification de la Politique

KJC Productions peut faire évoluer la présente Politique afin de tenir compte des évolutions légales, réglementaires ou techniques. La version applicable est celle en vigueur à la date de l’accès aux Services. Toute modification substantielle est signalée par la mise à jour de la date figurant en tête du document et, lorsque cela est possible, par une information directe des personnes concernées.

Article 18. Contact

Pour toute question relative à la présente Politique ou à l’exercice de vos droits :

KJC Productions
Association loi 1901, RNA W743007236
50 Impasse Pré Carré, 74520 Valleiry, France
contact@wearekjc.com